Mga Spotlight
Espesyalista sa Klerk, Resepsyonista sa Front Desk, Tagapagbati, Kinatawan ng Serbisyo sa Miyembro, Katulong sa Opisina, Resepsyonista, Taga-iskedyul, Katulong sa Impormasyon
Para sa maraming negosyo, ang unang punto ng pakikipag-ugnayan na kanilang iniaalok sa mga customer at bisita ay isang Receptionist o Information Clerk. Ang mga propesyonal na ito ang nangunguna at humuhubog sa mga unang impresyon ng mga organisasyong kanilang kinakatawan.
Sila ang sumasagot ng mga telepono, nagbibigay ng pangkalahatang impormasyon, nagdidirekta sa mga tao kung saan sila kailangang pumunta, at namamahala sa mga iskedyul at iba pang mga gawaing administratibo tulad ng paghawak ng koreo, pag-order ng suplay, at pagtatala. Higit pa sa kanilang mga normal na tungkulin, madalas silang tinatanggap upang tumulong sa maraming iba pang mga bagay tulad ng pagpaplano ng kaganapan, mga tungkulin sa sunog at kaligtasan, seguridad ng gusali, pamamahala ng vendor, mga gawaing pinansyal, at pangkalahatang paglilinis ng bahay.
Ang tungkulin ay nangangailangan din ng mahusay na kasanayan sa serbisyo sa customer pati na rin ang paglutas ng problema, multitasking, at kakayahang umangkop. Ang kakayahang umangkop na ito ang dahilan kung bakit sila kailangang-kailangan, dahil tinutulungan nila ang mga puwang sa pagitan ng iba't ibang departamento at nakakatulong upang matiyak ang maayos na operasyon!
- Ang pagiging nangunguna sa mga usaping pampubliko ng isang organisasyon
- Direktang pakikipag-ugnayan at pagtulong sa iba't ibang uri ng tao
- Pag-aaral ng malawak na hanay ng mga tungkulin at responsibilidad
- Mga pagkakataon para sa paglago sa iba pang mga tungkuling administratibo
- Gumaganap ng mahalagang papel sa maayos na pagpapatakbo ng isang organisasyon
Iskedyul ng Paggawa
- Karaniwang full-time ang trabaho ng mga receptionist at information clerk. Ang mga iskedyul ay nakadepende sa industriya, na may ilang posisyon na nagtatrabaho sa gabi o sa katapusan ng linggo.
Karaniwang mga Tungkulin
- Mainit na pagbati sa mga kostumer, bisita, at iba pang mga bisita. Tukuyin ang layunin ng kanilang pagbisita at idirekta sila sa mga angkop na destinasyon.
- Subaybayan ang pagpasok ng mga bisita at panatilihin ang mga protokol sa seguridad, tulad ng pag-isyu ng mga visitor badge.
- Tumulong sa mga pagbisita ng VIP tulad ng mga espesyal na kinakailangan o protokol.
- Sumagot, nag-screen, at nagpo-forward ng mga papasok na tawag, email, at sulat. Magbigay ng impormasyon o tumanggap ng mga mensahe.
- Mag-iskedyul at kumpirmahin ang mga appointment. Panatilihin at i-update ang mga kalendaryo ng kawani.
- Mangolekta, mag-uri-uri, mamahagi, at maghanda ng mga papasok at papalabas na sulat at mga pakete.
- Magbigay ng impormasyon tungkol sa mga serbisyo, patakaran, at lokasyon ng organisasyon.
- Magsagawa ng mga gawaing administratibo tulad ng pagpasok ng datos, pag-file, pagkopya, pagkuha ng mga tala sa pulong, atbp.
- Umorder at nagpapanatili ng imbentaryo ng mga gamit sa opisina para sa reception area.
- Magpatakbo ng mga kagamitan sa opisina, kabilang ang mga fax machine, copier, phone system, audiovisual equipment, projector, atbp.
- Makipag-ugnayan sa mga kawani ng maintenance, mga vendor, mga tagapagbigay ng paghahatid ng pakete, at iba pang mga bisita.
- Pamahalaan ang mga digital at pisikal na rekord. Panatilihin ang pagiging kumpidensyal ng sensitibong impormasyon alinsunod sa mga patakaran ng kumpanya at/o mga alituntunin ng estado o pederal.
- Tumulong sa mga tungkuling may kaugnayan sa sunog at kaligtasan at seguridad ng gusali, kabilang ang mga plano sa pagtugon sa emerhensiya.
- Tumulong sa mga gawaing pinansyal, kung kinakailangan, tulad ng pamamahala ng badyet o pagbili ng mga bagay gamit ang mga credit card ng organisasyon o pagproseso ng mga travel voucher.
- Tulong sa mga kaayusan sa paglalakbay, tulad ng pag-book ng mga tiket sa eroplano at akomodasyon sa hotel.
Mga Karagdagang Tungkulin
- Abisuhan ang mga naaangkop na tauhan tungkol sa mga bisita, paghahatid, o mga agarang mensahe.
- Magbigay ng suporta sa pag-oorganisa ng mga espesyal na kaganapan, mga pagpupulong, at mga sesyon ng pagsasanay.
- Tumulong sa paghahanda ng mga ulat, presentasyon, o mga materyales para sa pulong.
- Suportahan ang mga pagsisikap sa marketing sa pamamagitan ng pamamahagi ng mga promotional materials sa mga bisita.
- Mangolekta at magproseso ng mga bayad o bayarin para sa mga serbisyo kung kinakailangan.
- Panatilihin ang mga listahan ng kontak at mga direktoryo para sa organisasyon.
- Tumulong sa mga pag-update ng social media o website.
- Iulat ang mga isyu sa pagpapanatili o teknikal na aspeto sa loob ng opisina.
- Sanayin at gabayan ang mga junior reception staff tungkol sa mga pamamaraan sa opisina at mga pamantayan sa serbisyo sa customer.
- Magsagawa ng mga pangkalahatang tungkulin sa paglilinis, tulad ng pagdidilig ng mga halaman o paglilinis ng mga lugar na pahingahan
Mga Malambot na Kasanayan
- Katumpakan
- Kakayahang umangkop
- Pansin sa detalye
- Komunikasyon
- Konsentrasyon
- Pagiging Kumpidensyal
- Oryentasyon sa serbisyo sa customer
- Nakatuon sa detalye
- Kahusayan
- Pokus
- Pakikinig
- Paggawa ng maraming bagay (multitasking)
- Organisasyon
- Pasensya
- Propesyonal na kilos
- Pagiging nasa oras
- Responsibilidad
- Pamamahala ng oras
Mga Kasanayang Teknikal
- Kahusayan sa mga sistema ng teleponong multi-line
- Pamamahala ng email
- Software sa kalendaryo at pag-iiskedyul
- Pagpasok ng datos at pamamahala ng database
- Kahusayan sa software ng opisina
- Mga sistema ng pamamahala ng dokumento (hal., SharePoint, Google Drive)
- Pagpapatakbo ng mga kagamitan sa opisina (mga fax machine, copier, printer, audiovisual equipment)
- Mga sistema ng pamamahala ng bisita
- Mga sistema ng seguridad at kontrol sa pag-access
- Software sa pagproseso at pagpapadala ng koreo
- Software sa pamamahala ng imbentaryo
- Pagproseso ng transaksyong pinansyal
- Pamamahala at pagsunod sa mga digital na rekord (hal., HIPAA, GDPR)
- Software para sa presentasyon
- Mga platform sa pamamahala ng social media
- Mga sistema ng pamamahala ng nilalaman ng website (hal., WordPress, Wix)
- Pangunahing pag-troubleshoot para sa mga kagamitan sa opisina at mga sistema ng IT
- Software sa pamamahala ng kaganapan
- Mga kaayusan sa paglalakbay
- Mga sistema at protokol ng pagtugon sa emerhensiya (hal., mga panel ng alarma sa sunog, mga plano sa paglikas)
- Mga opisina ng korporasyon
- Mga institusyong pang-edukasyon
- Mga ahensya ng gobyerno
- Mga hotel at resort
- Mga opisina ng medikal at dentista
Inaasahang magbibigay ang mga Receptionist at Information Clerk ng mahusay na serbisyo sa customer at mahusay na mapamahalaan ang mga operasyon sa front desk. Bilang unang punto ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng isang organisasyon at mga bisita, kailangan nilang magbigay ng matibay na unang impresyon at gawin ang kanilang makakaya upang manatiling propesyonal at magalang kahit sa mga mapaghamong sitwasyon. Minsan, kailangan nilang mahinahong tumulong sa panahon ng mga emergency at iba pang hindi inaasahang nakababahalang sitwasyon. Kaya naman, ang tungkulin ay nangangailangan ng sapat na pasensya, mahusay na kasanayan sa komunikasyon, at kakayahang manatiling kalmado sa ilalim ng pressure.
Mahalaga ang epektibong pamamahala ng oras para sa mga receptionist upang matugunan ang maraming responsibilidad. Kabilang dito ang pamamahala ng mga appointment, pagtugon sa mga katanungan, at paghawak ng mga gawaing administratibo. Ang pagbibigay ng prayoridad at pananatiling organisado ay susi sa kanilang tagumpay.
Gaya ng sa maraming larangan, binabago ng teknolohiya ang papel ng mga Receptionist at Information Clerk. Sa mga panahong ito, kailangan nilang maging tech-savvy at mahusay sa iba't ibang software program, para sa lahat ng bagay mula sa customer relationship management hanggang sa teleconferencing, pag-order ng mga supply online, pag-update ng mga website, at iba pang mga gawain.
Nagiging mas karaniwan na ang mga automated system at virtual receptionist, ngunit ang pagkakaroon ng presensya ng tao sa lugar ay hindi pa rin mapapalitan para sa karamihan ng mga organisasyon. Noon pa man ay binibigyang-diin na ang serbisyo sa customer, ngunit dahil sa paglaganap ng mga online review platform – kung saan ang isang customer na may problema ay maaaring mag-post ng masakit na review sa loob lamang ng ilang segundo – maraming negosyo ang sabik na matiyak na positibo ang karanasan ng bawat customer.
Ang mga taong mahusay bilang Receptionist at Information Clerk ay kadalasang nasisiyahan sa pagtulong sa iba, pag-oorganisa ng mga kaganapan, at pakikipag-usap sa iba't ibang tao. Malamang na nasisiyahan silang matiyak na maayos ang mga bagay-bagay sa ilalim ng kanilang pangangasiwa!
- Walang mga pormal na kinakailangan sa pagsasanay, ngunit kadalasan ang mga Receptionist at Information Clerk ay nangangailangan ng diploma sa high school o GED.
- Ang ilang pangunahing pagsasanay sa bokasyonal o mga kurso sa community college ay maaaring makatulong, sa mga paksang tulad ng:
- Pangunahing accounting at pagbabadyet
- Komunikasyon sa negosyo
- Paglutas ng tunggalian
- Serbisyo sa kostumer
- Pagpasok ng datos
- Paghahanda ng dokumento
- Mga operasyon sa front desk at mga protocol sa seguridad
- Pangangasiwa ng opisina
- Pamamahala ng mga rekord
- Pag-iiskedyul at pamamahala ng kalendaryo
- Social media at digital na komunikasyon
- Etika sa telepono
- Pamamahala ng oras
- Pagkakaiba-iba at pagsasama sa lugar ng trabaho
- Mga pamamaraan sa kaligtasan at pang-emerhensiya sa lugar ng trabaho
- Maaaring magkaroon ng praktikal na pagsasanay ang mga mag-aaral sa pamamagitan ng mga internship o mga pagkakataon sa pagboboluntaryo upang bumuo ng karanasan sa totoong mundo.
- Karamihan sa mga employer ay nag-aalok ng on-the-job training para sa mga partikular na tungkulin sa posisyon.
- Mga opsyonal na sertipikasyon tulad ng Certified Administrative Certified ng International Association of Administrative Professionals
Propesyonal o ang American Society of Administrative
Ang Sertipikasyon ng Kahusayan sa Administratibong Propesyonal ng mga Propesyonal ay maaaring magpakita sa mga employer na ikaw ay nakatuon sa propesyon.
Hindi kailangan ng degree sa kolehiyo ang mga Receptionist at Information Clerk, ngunit para sa mga nagpaplanong dumalo sa isang programa sa pagsasanay, maghanap ng mga programang nagtatampok ng:
- Akreditasyon ng isang kinikilalang awtoridad sa pag-akredito .
- Mga instruktor na may karanasan sa industriya sa totoong mundo.
- Makabagong kagamitan at AI software.
- Mga pagkakataon para sa praktikal na karanasan sa pamamagitan ng mga internship.
- Mga flexible na iskedyul ng klase.
- Mga serbisyo sa karera na nag-aalok ng tulong sa paglalagay ng trabaho at resume.
- Kompetitibong matrikula at bayarin, pati na rin ang mga opsyon sa scholarship at tulong pinansyal.
Maraming mga paaralang bokasyonal, mga kolehiyo sa komunidad, at mga programa sa online na pagsasanay ang nag-aalok ng mga kaugnay na klase at sertipiko sa mga tungkuling administratibo na may kaugnayan sa Receptionist. Kabilang sa mga online platform ang:
May ilang espesyalisadong programa sa pagsasanay na inaalok ng mga propesyonal na organisasyon tulad ng:
- Sertipikasyon ng Kahusayan sa Propesyonal na Administratibo ng American Society of Administrative Professionals
- Ang Sertipikadong Propesyonal na Administratibo ng Pandaigdigang Asosasyon ng mga Propesyonal na Administratibo
- Ang komposisyon sa Ingles, sining ng wika, at pagta-type ay mahahalagang klase na dapat pagbutihin sa hayskul.
- Makilahok sa mga klase at aktibidad kung saan maaari kang magsanay sa pakikinig, pagtatala, pamamahala ng oras, at iba pang mga soft skills.
- Maghanap ng mga part-time na trabaho, internship, o mga pagkakataon sa pagboboluntaryo na nakaharap sa mga customer.
- Magtanong sa isang nagtatrabahong Receptionist o Information Clerk kung maaari silang magsagawa ng informational interview sa iyo.
- Isaalang-alang ang pagiging freelancing bilang isang virtual assistant sa Upwork , Freelancer , o iba pang mga site para makakuha ng mas maraming karanasan habang sumasahod!
- Manatiling may alam tungkol sa mga uso sa industriya at mga pagsulong sa teknolohiya sa opisina.
- Mag-apply ng trabaho sa mga portal tulad ng Indeed , Simply Hired , o Glassdoor . Maghanap din ng mga lokal na oportunidad sa Craigslist.
- Isaalang-alang ang mga internship o part-time na trabaho para makapagsimula ka.
- Suriin ang mga template ng resume ng Receptionist upang makakuha ng mga ideya para sa pag-format at pagbigkas.
- Pansinin ang mga keyword na nakalista sa mga advertisement ng trabaho at subukang isama ang mga ito sa iyong resume, tulad ng:
- Pansin sa Detalye
- Mga Kasanayan sa Komunikasyon
- Serbisyo sa Kustomer
- Mga Operasyon sa Front Desk
- Microsoft Office Suite
- Paggawa ng maraming bagay (multitasking)
- Mga Kasanayan sa Organisasyon
- Etiketa sa Telepono
- Pag-iiskedyul ng mga Appointment
- Pamamahala ng Oras
- Maghanap ng mga part-time na trabaho, internship, apprenticeship, o anumang bagay para makapagsimula ka.
- Humingi ng tulong sa career center ng iyong paaralan para sa mga resume, mock interview, at paghahanap ng trabaho.
- Makipag-ugnayan sa iyong propesyonal na network para sa mga tip tungkol sa mga bakanteng trabaho dahil maraming trabaho ang hindi malawakang inaanunsyo online.
- Tanungin ang iyong mga propesor, superbisor, at mga kasamahan kung maaari silang magsilbing personal na sanggunian.
- Magsimulang mag-freelance sa Upwork , Fiverr , at mga kaugnay na site.
- Pag-aralan ang mga tanong sa panayam sa Receptionist , tulad ng:
- "Paano mo haharapin ang isang abalang front desk na may maraming linya ng telepono at mga bisita?"
- "Maaari mo bang ilarawan ang iyong karanasan sa pag-iiskedyul ng mga appointment at pamamahala ng mga kalendaryo?"
- "Anong mga estratehiya ang ginagamit mo para manatiling organisado at epektibong mabigyan ng prayoridad ang mga gawain?"
- Kapag tinawag ka para sa isang interbyu, saliksikin ang employer upang matuto nang higit pa tungkol sa kanila nang sa gayon ay makapagsalita ka nang kaunti tungkol sa kung paano ka magiging angkop sa kultura ng trabaho.
- Bago ang interbyu, magsagawa ng ilang mga mock interview kasama ang isang kaibigan, na partikular sa employer at posisyon na iyon.
- Palaging manamit nang naaayon para sa tagumpay sa job interview at maghanda rin ng ilang mga tanong na itatanong sa kanila!
- Pagkatapos ng mga panayam, magpadala ng mga email ng pasasalamat upang ipahayag ang iyong pasasalamat at muling ipahayag ang iyong interes sa posisyon.
Mga Website
- Samahang Amerikano ng mga Propesyonal na Administratibo
- Pandaigdigang Asosasyon ng mga Propesyonal na Administratibo
- Pambansang Asosasyon ng mga Propesyonal na Resepsyonista
- Ang Resepsiyonista
Mga Libro
- Ang Propesyonal na Administratibo: Teknolohiya at mga Pamamaraan , nina Patsy Fulton-Calkins at Dianne Rankin
- Ang Opisina: Mga Pamamaraan at Teknolohiya , nina Mary Oliverio, et al.
Ang mga receptionist at information clerk ang malugod na mukha ng kanilang mga organisasyon, na tinitiyak ang maayos na operasyon at mahusay na karanasan sa mga customer. Kung isinasaalang-alang mo ang mga alternatibo sa karera bilang receptionist o information clerk, kabilang sa mga kaugnay na karera ang:
- Katulong sa Administratibo
- Tagapagbayad ng Bangko
- Kawani ng Konter at Pagpapaupa
- Tagapagbalita ng Korte
- Kinatawan ng Serbisyo sa Kustomer
- Kawani sa Pagpasok ng Datos
- Patnugot
- Tagapangasiwa ng Kaganapan
- Katulong na Ehekutibo
- Teknolohista ng Impormasyon sa Kalusugan
- Kawani ng Impormasyon
- Tagapagsalin
- Kalihim ng Legal
- Katulong Medikal
- Espesyalista sa Pagsingil at Pag-coding sa Medikal
- Espesyalista sa mga Rekord na Medikal
- Tagapamahala ng Opisina
- Kinatawan ng Pasyente
- Personal na Katulong
- Operator ng Switchboard
- Transcriptionist
- Tagasalin
- Manunulat
Balita
Mga Itinatampok na Trabaho
Mga Online na Kurso at Kagamitan
Mga Inaasahang Taunang Sweldo
Ang mga bagong manggagawa ay nagsisimula sa humigit-kumulang $37K. Ang median na suweldo ay $43K bawat taon. Ang mga manggagawang may mataas na karanasan ay maaaring kumita ng humigit-kumulang $49K.
Mga Inaasahang Taunang Sweldo
Ang mga bagong manggagawa ay nagsisimula sa humigit-kumulang $41K. Ang median na suweldo ay $48K bawat taon. Ang mga manggagawang may mataas na karanasan ay maaaring kumita ng humigit-kumulang $57K.
Mga Inaasahang Taunang Sweldo
Ang mga bagong manggagawa ay nagsisimula sa humigit-kumulang $37K. Ang median na suweldo ay $40K bawat taon. Ang mga manggagawang may mataas na karanasan ay maaaring kumita ng humigit-kumulang $47K.
Mga Inaasahang Taunang Sweldo
Ang mga bagong manggagawa ay nagsisimula sa humigit-kumulang $38K. Ang median na suweldo ay $45K bawat taon. Ang mga manggagawang may mataas na karanasan ay maaaring kumita ng humigit-kumulang $50K.
Mga Inaasahang Taunang Sweldo
Ang mga bagong manggagawa ay nagsisimula sa humigit-kumulang $36K. Ang median na suweldo ay $40K bawat taon. Ang mga manggagawang may mataas na karanasan ay maaaring kumita ng humigit-kumulang $46K.